Por: Javier García | Auditor Interno

Es importante que se inicie un cúmulo de documentación referente a los sectores de negocios que por el tamaño de su estructura de negocios no cuentan con herramientas de monitoreo de transacciones sistematizadas para la prevención de blanqueo de capitales, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.

Fácilmente encontramos en internet información relacionada al monitoreo y seguimiento de las transacciones de los clientes para el Sistema Bancario, con metodologías, normas, procedimientos, políticas y opiniones de personas altamente calificadas en el tema, pero poco encontramos relacionadas para los otros sectores que agrupan a los denominados ¨sujetos obligados financieros¨ (Empresas Financieras, Fiduciarias, Arrendadoras, Factoring, entre otros) y los denominados ¨sujetos obligados no financieros¨ (Empresas de remesas de dinero, promotoras, agentes inmobiliarios y corredores de bienes raíces, empresas dedicadas a la construcción o ramos afines, entre otros), los cuales se encuentran con Leyes, acuerdos, regulaciones emitidas que precisan invertir en especialistas, herramientas tecnológicas, capacitación y entrenamientos, documentación de nuevos procesos y sigamos contando…

En Panamá, la Ley 23 del 27 de abril del 2015, establece y define quiénes son y serán todos estos sujetos que serán revisados, auditados y observados, ya sea por la Superintendencia de Bancos de Panamá o por la Intendencia de Supervisión y Regulación de Sujetos No Financieros, adscrita al Ministerio de Economía y Finanzas. Por lo cual, nos hace evaluar esta situación en un plano lineal donde valoramos a un regulador en la figura “Auditor Gigantesco” con todas las herramientas listas para revisar todos y cada uno de los papeles de trabajo versus la figura de una “Empresa Pyme” que se encuentra en un proceso de maduración o arriesgándose en invertir para incrementar sus operaciones apalancando ese sentir de incremento de costos, preguntándose cómo podrá cumplir con la Ley y con el principio de Negocio en Marcha.

En vista de esto, enumeramos rápidamente los artículos de Leyes o Regulaciones claves que los sujetos obligados no bancarios debemos considerar para cumplir específicamente con este asunto, asumiendo que ya hemos superado todo lo relacionado a los asuntos de evaluación del cliente, su perfil y riesgo:

• Ley 23 del 27 de abril de 2015: Artículo 22: Sujetos Obligados Financieros; Artículo 23: Sujetos Obligados No Financieros; Artículo 39. Seguimiento Continuado de la relación de negocios.

• Acuerdo No. 005-2015, del 26 de mayo de 2015: Artículo 8: Documentación y Seguimiento.

Acuerdo No. 010-2015, del 27 de julio de 2015: Artículo 21. Herramienta de monitoreo para las entidades bancarias. (Sujetos Obligados Financieros)

Decreto Ejecutivo No. 363 del 13 de agosto de 2015: Artículo 3. Enfoque Basado en Riesgo.

Entre líneas, estos artículos nos dan a entender la importancia de contar con una herramienta o sistema electrónico que nos permita valorar, hacer seguimiento, alertar y si es posible (con una excelente inversión) documentar rápidamente a qué se refiere una o un conjunto de transacciones causadas. Al mismo tiempo, con la finalidad de contar con cierta seguridad sobre nuestro buen manejo del negocio y administración del riesgo, es imprescindible que los encargados de los temas Operativos (Transaccionales), Cumplimiento, Documentación de Procesos y Auditoría Interna, se alineen acercando las tres líneas de defensa para:

Valorar que se encuentran obteniendo del cliente la información transaccional y perfil financiero que permita entender, medir y valorar cada transacción versus lo declarado.

Determinar si el sistema de registro (contable o transaccional) permite generar la información transaccional de cada cliente para valorarla.

Una vez generada la información de las transacciones, determinar aquellas débito y crédito que se encuentran registradas en el sistema operativo sean descargables en los mismos formatos sin omisiones u obstáculos, ya que no podemos obviar ninguno de los dos ámbitos. En algunos casos, valorar la descarga de la información representativa de aquello que no se mueva luego de cierto tiempo, ejemplo: 6 meses sin registro o movimiento.

Determinar el tipo de transacción que se desea monitorear, porque el alcance debería ir más allá que solo las partidas de efectivo o cuasi efectivo, por ejemplo, incorporaciones o disposiciones de propiedades, plantas y equipos, variaciones de inversiones, acciones y títulos valores, entre otros.

Determinar el mecanismo de análisis de cada transacción de manera automática para generar alertas según el riesgo asignado por rango de montos o saldos, débitos y créditos versus el perfil transaccional declarado, es importante considerar tanto la partida única, como el conjunto de partidas que puedan producirse en un rango de tiempo, días, semanas o mes.

Emitir un reporte de estas valoraciones de transacciones, documentando las alertas y mostrando siempre que se encuentran monitoreando a los clientes que tienen un riesgo alto.

Documentar el proceso, cumpliendo con las Leyes y Acuerdos de cómo proceder una vez se determine una operación sospechosa en la herramienta o sistema de monitoreo.

Una vez alineada estas premisas, podrán iniciar el desarrollo interno de este sistema o herramienta, o salir al mercado a revisar entre los proveedores de licencias de sistemas la adaptabilidad de los procesos y homologarlos. En nuestra experiencia, consideramos siempre factible salir a investigar este tipo de sistemas teniendo muy claro qué es lo que se necesita, porque luego de las instalaciones y puesta en marcha, las adecuaciones y actualizaciones pueden costarnos más que la instalación como tal.  

¡Feliz búsqueda con sus nuevos sistemas!

Artículo publicado en Martes Financiero del 19 de junio de 2018 - 

http://www.martesfinanciero.com/history/2018/06/19/voz_calificada_2.asp