El pasado 27 de noviembre, nuestro Auditor Interno Javier García y nuestra Oficial de Cumplimiento Yamileth Bustamante, por invitación de la Asociación de Oficiales de Cumplimiento de Panamá (ASOCUPA), participaron como expositores en el seminario "RETOS DE CUMPLIMIENTO DEL NEGOCIO FIDUCIARIO EN PANAMÁ, según  la Ley 23 de 2015".    Compartieron con la audiencia desde un aspecto práctico "Los escollos por afrontar del Monitoreo", las situaciones de alerta y recomendaciones para el establecimiento de un sistema de monitoreo. 

El Lic. Javier García en su exposición indicó que es importante que se entiendan dos (2) objetivos específicos que se deben tener en cuenta al momento de implementar un sistema de monitoreo de transacciones:

1. i. El sistema de monitoreo debe diseñarse con las especificaciones necesarias que la ley indica y las especificaciones necesarias del negocio y la entidad a la que pertenece.
2. ii. Antes de iniciar un sistema de monitoreo, el departamento de cumplimiento debe asegurarse de tener un Manual de Políticas, Formatos Conozca a su cliente (KYC) adecuados y una matriz de evaluación de riesgo del cliente que cumpla con los 11 principios del art. 13 del acuerdo 010-2015 (Modificado por el 001/2017), debe contener una base de datos que resguarde las evaluaciones históricas del cliente.
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Entre las recomendaciones para el establecimiento de un sistema de monitoreo la Lic. Bustamante destacó que al momento de implementar un proceso o sistema de monitoreo sobre las transacciones u operaciones de los fideicomisos administrados se debe tener bien definidos los roles que desempeña cada área dentro de la entidad. Dichos roles están divididos en cada una de las líneas de defensa.

La primera línea de defensa es quien recibe de primera mano las instrucciones del cliente a procesar generalmente estas instrucciones llegan a través del gestor de negocios que maneja la relación, persona encargada o que mantiene trato con el cliente este, debe estar familiarizado con el tipo fideicomisos, el tipo de manejo u operaciones que este mantiene o espera mantener. Asegurar que el tipo de pedido o solicitud del cliente cumpla el propósito con lo establecido en el contrato.

La segunda línea de defensa el área de cumplimiento deberá revisar las alertas que se hayan generado dentro de la herramienta o sistema en tiempo oportuno.

Deberá comparar el perfil transaccional declarado por el cliente consultando información confiable en su sistema informático o a través del perfil completado por el cliente.

Deberá examinar cualquier operación que refleje una actividad inusual o que resulta sospechosa y pudiera estar vinculada al blanqueo de capitales.

Verificar que se haya obtenido la información necesaria de los Clientes que permita documentar la operación. Si la información no contiene los datos suficientes podrá solicitar información suplementaria o explicaciones adicionales.

Vigilar que los documentos de soporte suministrados por los Clientes se verifiquen y actualicen periódicamente y de la forma que la entidad considere más eficaz.

Por su parte auditoria interna o en evaluaciones independientes se debe verificar los documentos generados durante el proceso de monitoreo de las alertas derivadas de la operativa, que los controles establecidos en la fiduciaria sean aplicados de una manera efectiva y en su defecto alertar a la alta gerencia o la junta directiva de las fallas de esta.